Çoğu şirkette alan adları, yıllar önce işe alınmış bir çalışanın kişisel e-posta adresine kayıtlıdır. Bunu fark etmenin en kötü zamanı, yenileme tarihinin geçtiği gündür — çünkü o gün sitenizin yanında kurumsal e-postanız da susar.
Kısa cevap: Domain envanteri nedir, neden gereklidir?
Domain envanteri, şirkete ait tüm alan adlarının; kayıt sahibi, yönetici e-postası, kayıt firması, bitiş tarihi ve hangi hizmete bağlı olduğu bilgileriyle listelendiği tablodur. Gerekliliğinin nedeni basittir: bir alan adı, faturayı kimin ödediğine göre değil, kayıt kaydında (WHOIS) kimin yazdığına göre sahiplenir. Envanteri olmayan şirketler, bir sorun çıkana kadar hangi varlığa gerçekten sahip olduklarını bilmezler.
Alan adı kaybının 3 klasik senaryosu
1. Kayıt, ayrılan bir çalışanın adına
Şirketin ilk web sitesini kuran çalışan, alan adını kendi kişisel e-postasıyla kaydeder. Yıllar sonra o kişi ayrılır, e-posta adresi kullanılmaz hale gelir. Yenileme hatırlatmaları artık kimseye ulaşmaz. Alan adının süresi dolduğunda ise geri almak, teknik bir işlem değil hukuki bir sürece dönüşür.
2. Kayıt, ajans veya tedarikçi adına
Web sitenizi yapan ajans, kolaylık olsun diye alan adını kendi hesabından kaydeder. İlişki iyi gittiği sürece sorun görünmez. Ancak ajansla yollar ayrıldığında alan adı üzerinde söz sahibi olan taraf siz değilsinizdir — ve devir, ajansın iş birliğine bağlıdır.
3. Ödeme yöntemi sessizce geçersizleşir
Otomatik yenileme açıktır ve herkes rahattır. Ancak kayıtlı kredi kartının son kullanma tarihi geçer, otomatik ödeme başarısız olur, bildirim e-postası spam klasörüne düşer. Alan adı süresi dolar ve kimse fark etmez — ta ki site kapanana kadar.
Bu üç senaryonun ortak noktası şu: hiçbiri teknik bir arıza değil. Üçü de takip eksikliğinden kaynaklanıyor ve üçü de basit bir envanterle önlenebilir.
Envanter tablosu: hangi sütunlar bulunmalı?
| Sütun | Neden gerekli? |
|---|---|
| Alan adı | Alt alan adları ve yönlendirme amaçlı olanlar dahil |
| Kayıt sahibi (WHOIS) | Hukuki sahiplik burada belirlenir — şirket unvanı olmalı |
| Yönetici e-postası | Kritik: kişisel değil, kurumsal ve paylaşımlı bir adres olmalı |
| Kayıt firması | Transfer ve destek süreçlerinde ilk başvurulacak yer |
| Bitiş tarihi | Yenileme takviminin dayanağı |
| Otomatik yenileme | Açık/kapalı ve ödeme yönteminin geçerlilik tarihi |
| Bağlı olduğu hizmet | Site mi, e-posta mı, yalnızca yönlendirme mi |
| Transfer kilidi | Yetkisiz transferi önleyen ayar açık mı |
| Şirket içi sorumlu | Kimin takip ettiği yazılı olmalı |
Bu tabloyu bir kez doldurmak çoğu şirkette birkaç saat sürer. Karşılığında elde edilen şey, yıllardır varlığından haberdar olunmayan risklerin tek sayfada görünür hale gelmesidir.
Sahiplik ve yetki kimde olmalı?
Alan adı yönetiminde üç farklı rol vardır ve bunların karıştırılması en yaygın hatadır:
- Kayıt sahibi (registrant): Hukuki sahip. Şirketin resmi unvanı yazmalıdır. Kişi adı yazıyorsa, alan adı hukuken o kişiye aittir.
- Yönetici iletişim (admin): Kritik bildirimlerin gittiği adres. Kurumsal ve birden fazla kişinin eriştiği bir adres olmalıdır (örneğin bir dağıtım listesi). Tek kişiye bağlı olmamalıdır.
- Teknik iletişim (tech): DNS ve teknik yapılandırmadan sorumlu taraf. Ajans veya hizmet sağlayıcı olabilir — sakıncası yoktur, çünkü sahiplik vermez.
Pratik kural: teknik yetkiyi paylaşabilirsiniz, sahipliği asla.
WHOIS gizliliği: koruma mı, risk mi?
WHOIS gizliliği kişisel verilerinizi herkese açık sorgudan gizler ve bu genellikle istenen bir şeydir. Ancak iki noktaya dikkat edilmelidir. Birincisi, gizlilik yalnızca görünürlüğü kapatır; sahiplik kaydını değiştirmez — arka planda kayıt sahibi yine sizsiniz. İkincisi, bir uyuşmazlık durumunda sahipliğinizi ispat etmeniz gerekebilir; bu yüzden kayıt bilgilerinin doğru ve şirket adına olması gizlilikten daha önemlidir.
Yıllık denetim kontrol listesi
- Tüm alan adlarını listeleyin. Kullanılmayanları, eski kampanya adlarını ve yazım hatalı savunma kayıtlarını da dahil edin.
- Her kaydın WHOIS sahibini doğrulayın. Şirket unvanı yazmıyorsa düzeltin.
- Yönetici e-postasını kurumsal ve paylaşımlı bir adrese çevirin. Tek kişiye bağlı hiçbir kayıt kalmasın.
- Bitiş tarihlerini takvime işleyin. Hatırlatmayı bitiş tarihinden 60 ve 30 gün önceye kurun.
- Ödeme yönteminin geçerlilik tarihini kontrol edin. Otomatik yenilemenin en sık başarısız olma nedeni budur.
- Transfer kilidini açık tutun. Yalnızca gerçekten transfer yapacağınızda kapatın.
- Kullanmadığınız alan adlarına karar verin. Marka koruması için tutulacaklar ile bırakılacaklar ayrılmalı.
- DNS kayıtlarını gözden geçirin. Kullanılmayan eski kayıtlar güvenlik riski oluşturabilir.
- Sorumlu kişiyi yazılı olarak atayın ve yedeğini belirleyin.
Netişlem uzman görüşü: en sık karşılaştığımız tablo
Devraldığımız hesaplarda tekrar eden bir durum var: şirket, alan adının kendisine ait olduğunu düşünüyor; ancak WHOIS kaydında yıllar önce çalışmış bir kişinin adı ve artık var olmayan bir e-posta adresi yazıyor. Site çalıştığı sürece bu görünmez bir sorundur. Görünür hale geldiği an ise genellikle en kötü an olur — yenileme tarihinin geçtiği gün.
İkinci sık durum, kurumsal e-postanın da aynı alan adına bağlı olduğunun fark edilmemesi. Alan adı düştüğünde yalnızca site kapanmaz; sipariş bildirimleri, müşteri yazışmaları ve parola sıfırlama e-postaları da durur. Etki alanı beklenenden çok daha geniştir.
Bu yüzden önerimiz her zaman aynı: yılda bir kez, bir saatinizi ayırıp envanteri güncelleyin. Bu, dijital varlıklarınız için yapabileceğiniz en düşük maliyetli, en yüksek getirili işlemdir.
Sık sorulan sorular
Alan adının gerçek sahibi kim, faturayı ödeyen mi?
Hayır. Sahiplik, kayıt kaydındaki (WHOIS) registrant bilgisiyle belirlenir. Fatura başka bir tarafa kesilmiş olabilir; bu sahiplik doğurmaz. Bu yüzden registrant alanında şirketin resmi unvanının yazması gerekir.
Süresi dolan alan adını geri alabilir miyim?
Süre dolduktan sonra genellikle bir bekleme (redemption) dönemi vardır ve bu dönemde geri alım mümkündür, ancak ek ücretli ve zaman baskılıdır. Bu dönem de geçerse alan adı serbest kalır ve üçüncü kişiler tarafından kaydedilebilir. Geri almak o noktadan sonra pazarlık veya hukuki sürece dönüşür.
Ajansımın hesabında duruyorsa sorun olur mu?
İlişki sürdüğü sürece pratik bir sorun yaşamayabilirsiniz. Ancak sahiplik kaydı size ait değilse, ayrılık durumunda devir karşı tarafın iş birliğine bağlı kalır. Doğru kurgu, sahipliğin şirkette olması ve ajansa yalnızca teknik yetki verilmesidir.
Kaç tane savunma amaçlı alan adı almalıyım?
Sınırsız bir liste gerekli değildir. Yaygın uygulama, ana markanın en çok kullanılan uzantılarını ve sık yapılan yazım hatası varyasyonlarını almaktır. Karar, marka bilinirliğiniz ve kötüye kullanım riskinizle orantılı olmalıdır.
Alan adı ile marka tescili arasında ne fark var?
Alan adı bir kullanım hakkıdır, marka tescili ise bir mülkiyet hakkıdır. Uyuşmazlıklarda belirleyici olan genellikle marka tescilidir; alan adını kaydetmiş olmak tek başına marka hakkı doğurmaz. İkisi birlikte kurgulandığında koruma anlamlı hale gelir.
Sonuç
Alan adı portföyü, envanteri çıkarılana kadar görünmeyen bir risktir. Yılda bir saatlik bir denetim; sahiplik, iletişim adresi ve yenileme takvimi olmak üzere üç kalemi düzelterek bu riskin neredeyse tamamını ortadan kaldırır.
Portföyünüzü birlikte gözden geçirmemizi isterseniz bize ulaşın. Alan adı hizmetlerimizi, transfer sürecimizi ve marka tescil danışmanlığımızı inceleyebilirsiniz.